Getting Things Done (GTD)
Getting Things Done is een management methode, ontwikkeld door de Amerikaanse schrijver David Allen, waarin je door het vastleggen van taken, niet meer over taken hoeft na te denken, en je dus ruimte creëert voor jezelf en je werk.

Het gaat hierbij om het verzamelen, verwerken, organiseren, bekijken en uitvoeren van jouw taken. De uiteindelijke bedoeling van deze techniek is dat je productiever en makkelijker gaat werken. In plaats van dat je steeds moet nadenken over wat de volgende stap is, pak je je lijstje en zie je in een oogopslag wat je dient te doen.

De taken worden opgeslagen binnen een bepaalde context. Die context kan je zelf bepalen. Moet je bijvoorbeeld een aantal e-mails verzenden, dan staan de taken daarvoor binnen de context e-mail. Moet je later op de dag een aantal boodschappen doen, dan staan deze taken binnen de context boodschappen. Contexten worden geplaatst achter de taken, met een @-teken ervoor, ook wel apenstaartje genoemd.

De GTD methode kan je heel goed uitvoeren op papier. Maar we hebben tenslotte computers om van papier verlost te zijn, en hier komt TaskPaper om de hoek kijken.

GTD software
Maar eerst zal ik het even hebben over GTD software in het algemeen. Er zijn vele verschillende producten op de markt op dit moment. Allen hebben ze hun voor- en nadelen, maar wat ik vooral merk bij die software is dat je vaak langer bezig bent om je taken te ordenen dan dat je bezig bent om ze daadwerkelijk uit te voeren.

Eén van de belangrijkste voordelen van GTD is dat je projecten en taken heel snel kan ordenen en uitvoeren. Het nieuwe programma TaskPaper moet het digitale alternatief bieden.

TaskPaper
TaskPaper is een klein shareware programma, ontwikkeld door Jesse Grosjean van Hog Bay Software. Hij is bekend van Writeroom, een minimalistische text editor die in full screen werkt, waarbij je niet onnodig wordt afgeleid en je kan richten op schrijven.

TaskPaper is Jesse's antwoord op digitaal GTD'en. TaskPaper is eigenlijk niet meer dan een simpele text-editor. Alleen dan met een aantal slimme functies die het specifiek geschikt maken voor GTD.

Als je TaskPaper opent wordt je begroet met een simpel venster waarin een text-veld te zien is en een toolbar met wat knoppen, waaronder een huisje en een paar letters. Daarnaast een zoekbalkje zoals we die gewend zijn in o.a. Finder en iTunes.



Hoe werkt het?
Het eerste wat je doet is je project definieren door deze een naam te geven. Deze verschijnt dikgedrukt boven de rest van je lijst. Vervolgens enter je naar de volgende regel en verchijnt er een bolletje met daarachter een minnetje.

Je tikt de taak in, bijvoorbeeld: "TaskPaper review schrijven". Vervolgens geef je de context aan: "@writeroom". Meteen zie je dat de tekst met het apenstaartje ervoor van kleur verandert in lichtgrijs. Het programma gaat dus heel anders met je invoer om dan een gewone tekst-editor.

Nadat je je lijstje hebt ingevuld begint het mooiste onderdeel van het omgaan met TaskPaper. Om je taken uit te voeren, ga je meestal uit van de context waarin je dat doet. Je gaat dus eerst de mailtjes schrijven bijvoorbeeld. Omdat je achter alle e-mail gerelateerde taken @email hebt gezet, kan je nu op deze context klikken, en zal deze verschijnen in het zoekveld en zie je meteen in een mooi overzicht van de taken die email als context hebben.

Wil je terug naar het volledige overzicht, klik op de knop met het huisje, of leeg het zoekveld. Vervolgens ga je deze een voor een uitvoeren. Als je klaar bent met een taak komt het bolletje voor de taak in actie. Klik hier op en hij zal de taak doorstrepen en als context @done toevoegen.

Fijn Gevoel
Elke keer is het weer fijn om op dit bolletje te mogen drukken, je taak word doorstreept, de lijst met taken die je nog moet doen word kleiner en de lijst met afgeronde taken word steeds langer en langer, en je kan met trots neerkijken op alle verslagen uitdagingen van die dag. Zo, dat heb je ook weer gedaan.

Flexibel
Het mooi van TaskPaper is dat doordat het zo simpel van opzet is, het uiterst flexibel is voor jou als gebruiker. Niet iedereen gaat op dezelfde manier met GTD om als anderen, en voor velen is het gewoon teveel gedoe. Ik ben een van die mensen. TaskPaper bied je de keuze om het op jouw manier te doen.

Een ander onderdeel van de flexibiliteit is het gebruiken van je lijstjes op andere plekken en in andere software. TaskPaper slaat weliswaar zijn bestanden op met als extensie ".TaskPaper", maar eigenlijk zijn deze bestanden gewoon text-files die in elke text editor zonder problemen te openen zijn.

Zo kan je je lijstjes ook overal mee naar toe nemen, bijvoorbeeld op een iPod. Verder zijn natuurlijk dingen als lettertypes en kleuren ook in te stellen, zodat iedereen zijn lijstje er uit kan laten zien zoals hij of zij dat wilt.

Verder is het mogelijk om alle taken die al gedaan zijn te 'archiveren'. Deze verschijnen dan onderaan je lijst met een speciale kop. Het enige wat ik jammer vind is dat je de verschillende TaskPaper bestanden moet opslaan op een eigen gekozen plek en dat ze vervolgens verdwijnen in de warrige structuur van je Documenten-map.

Een soort bibliotheek-overzicht, zoals we dat gewend zijn van iTunes en Mail, met daarin een overzicht van al je bestanden/projecten, had ik handig gevonden. Je kan overigens wel al je projecten in een enkel bestand zetten, maar dat vind ik zelf weer onhandig en onoverzichtelijk.

Conclusie
Verwacht van TaskPaper niet dat het een overweldigende projectbeheer ervaring word, maar wat het doet, doet het heel erg goed. Het is simpel in gebruik, werkt intuïtief, en als je de shortcuts uit je hoofd hebt geleerd, kan je nog sneller werken.

Het feit dat de opgeslagen bestanden uitwisselbaar zijn met elke andere tekstverwerker, juich ik enorm toe.

Als je al bekend bent met GTD, is TaskPaper een aanrader. En als je net begint met GTD raad ik deze software al helemaal aan, omdat er geen enkel ander product is dat je op eenzelfde simpele wijze laat kennismaken met dit fenomeen. Voor de prijs (omgerekend ongeveer €13,-) kon ik het in ieder geval niet laten.

Voordelen
- Simpel en cleane interface
- Intuitief en flexibel
- Goede prijs/kwaliteits-verhouding
- Support rechtstreeks van de ontwikkelaar

Nadelen
- Opslaan op verschillende locaties, geen bibliotheek overzicht.
- Wellicht te simpel voor de ervaren/veeleisende GTD'er.

Score: 8/10

Meer info: Hogbay Software
Prijs: $18,95
Leverbaar: per direct

Dit artikel is meer dan een jaar oud en daarom gearchiveerd.
- Reacties op dit artikel worden niet meer getoond.